Beschlussvorlage - BV/2025/1770

Die Stadtvertretung der Stadt Kröpelin beschließt den Abschluss des Softwarenutzung und Pflegevertrages mit der regissafe GmbH. 

Der bestehende Softwarenutzungs- und Pflegevertrag, wurde am 01.07.2017 mit einer Laufzeit von 60 Monaten geschlossen. Diese verlängert sich jeweils um 36 Monate weiter, wenn er nicht gekündigt wird. Das Vertragsverhältnis ist ungekündigt und hat sich am 01.07.2025 wieder verlängert.  

 

Die Evaluation der bestehenden eingesetzten Software hat ergeben, das aktuell kein Flächendeckender Softwarewechselwunsch besteht. Ein entsprechendes Wechselprojekt würde alleine für die Hauptbereiche neben den neuen Lizenzen auch Migrationskosten im höheren fünfstelligen Bereich bedeuten. 

 

Aktuell gibt es einen Versionssprung auf die Version 8 der Software, welche auch verschiedenste technische Änderungen im Hintergrund mit sich bringt. Die jetzige Version 7 wird noch bis 31.12.2026 supportet. Das Angebot für den Wechsel liegt bei ca. 12.000 EUR zzgl der Dienstleistung Installation (2495 EUR netto einmalig). 

Durch die Firma regissafe GmbH (Adkomm Nachfolger) ist angeboten worden, den Vertrag zu gleichen Leistungsumfang und zum gleichen Preis weiterzuführen bzw ab 01.01.2026 neu abzuschliessen. Der Vertrag läuft dann wieder für 60 Monate.

Im Rahmen der Umstellung würde die Installationsdienstleistung (2495 EUR netto einmalig) und eine einmalige Lizenzgebühr in Höhe von 1995 EUR netto für die Version in Rechnung gestellt. 

Mit der vorzeitigen Vertragsanpassung und der damit verbundenen Laufzeit von 60 Monaten könnten, könnten somit ca 10.000 EUR eingespart werden.